Economía

Colombia joins in on electronic billing
Colombia se suma a la facturación electrónica
Autor: Monica Andrea Saavedra Crespo
1 de Noviembre de 2016


La facturación electrónica desarrolla un trabajo estrecho entre finanzas, compras, tesorería y contabilidad que permite una reducción en la cadena de suministro, convirtiéndola en una herramienta más que útil.


Foto: Cortesía 

Según la Dian, los gastos asociados a la facturación electrónica podrán reducirse en un 60%. Esta entidad continuará prestando el apoyo técnico.

Con la facturación electrónica ahora las empresas colombianas podrán ahorrar costos, mejorar la productividad, la competitividad y la rentabilidad. Según un estudio realizado por la empresa Seres, con la factura electrónica los costos promedio al emitirla, pasarían de $14.394 en papel a $5.305 en formato electrónico y al recibirla de $23.355 a $7.343.


En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) llevó a cabo el plan piloto de facturación electrónica que involucró a 57 empresas y se desarrolló desde abril a octubre de 2016. Este permitió afinar los procedimientos, resolver las inquietudes de los actores del plan y determinar su eficacia con las pruebas ejecutadas en el sistema de facturación electrónica.


Enrique Cabrera, gerente de Signature South Consulting, empresa de facturación electrónica y vicepresidente de la Comisión de Capacitación y Educación de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico expresó que “la importancia de la factura electrónica es mostrar que genera beneficios comerciales, logísticos, financieros y tributarios al interior de cada compañía”. Cabe anotar que en varios países de la región se han venido implementando sistemas de facturación de este tipo desde hace más de quince años.


Alberto Redondo Correas, director de Marketing para Iberia y Latinoamérica de Seres manifestó que “cuando se emite la factura, tiene que imprimirla, hacerle fotocopiado, enviarla por correo o fax y pagar el correspondiente envío. Estamos hablando de unos ahorros no sólo en papel, sino en todo lo que tiene que ver con su emisión”.


En cuanto a la recepción de las facturas que es un procedimiento más complejo, “porque hay un proceso de aprobación interno. Cuando llega la factura se tiene que hacer una copia, enviarla a otra oficina, confirmar que lo que está en el sistema es correcto, luego enviarla al departamento contable, introducirla en un proceso de gestión para contabilizarlas y declararlas correctamente”.


Por la tanto, el beneficio más evidente y el primero que se ve es el ahorro de costos y es directamente proporcional al volumen de facturas que se emiten y envían. Si el volumen es pequeño, este saldo no es tan evidente, pero no impide disfrutar de otras ventajas, como la trazabilidad. Así, la factura electrónica permite conocer el estado de la esta y saber que será cobrada en el periodo acordado. 


Es aquí donde muchas empresas no dudan en dedicar recursos para saber si las facturas son correctas y han sido aceptadas, “en una gestión basada en el papel, esto implica llamadas, re-llamadas, respuestas tardías con errores sencillos, etc.”, señaló Redondo Correas.


En ese sentido, los beneficios están relacionados con el ahorro de tiempo, que es aprovechado para otras tareas menos rutinarias y más productivas que simplemente facturar o dar seguimiento a las facturas. También otra gran ventaja de la factura electrónica es la relativa a la automatización de las tareas que conlleva su utilización, ya que ofrece una simplificación y racionalización de los procesos financieros claves, con lo que las empresas pueden aumentar su agilidad financiera, su control y mejoran la gestión de los flujos de efectivo. Se estima que para un envío de 2.000 facturas al mes se evita la tala de cerca de cuatro árboles y reduce un 0,72 de toneladas métricas en emisiones de Dióxido de Carbono (CO2).